Guía del organizador/a del viaje fin de curso

En COLEGIA.es viajes educativos sabemos que organizar un #viajefindecurso no es tarea fácil para el profesor organizador. Desde la selección de agencia de viajes, hasta la gestión de los cobros, la comunicación con las familias, la documentación para viajar…en fin, un proceso que conviene hacerlo de forma ordenada para que el resultado del #viajefindecurso sea un éxito ya desde el principio.

En COLEGIA.es viajes educativos asesoramos a los organizadores en todo el proceso de organización. En este artículo te desvelamos algunas claves.


Organización Técnica
Antes de comenzar a mover el viaje entre tus alumnos, os recomendamos seleccionar 2-3 agencias de viaje especializadas en grupos de estudiantes. Es muy importante que sean auténticos especialistas ya que organizar viajes educativos requiere unos conocimientos muy amplios sobre la materia: destinos habituales, alojamientos  especiales para grupos, visitas educativas, gestión de intolerancias y alergias, documentación necesaria para viajes de menores de edad…Asegúrate de que las agencias seleccionadas tienen una amplia experiencia en el sector, revisa sus comentarios en redes sociales y confirma que disponen de todos los permisos necesarios para el desarrollo de la actividad, que se resumen en:

  • Licencia/ Título de Agencia de Viajes
  • Seguro de Responsabilidad Civil 
  • Protección frente a insolvencia de proveedores, mayoristas, etc

En COLEGIA.es disponemos de todos los Seguros necesarios para el desarrollo de nuestra actividad; aquí puedes ampliar información.

Oficina/Domicilio Social/ Sede

Para una mayor garantía, consulta la web de la agencia de viajes y verifica que dispone de un domicilio social en España; mejor si tiene sede física, aunque trabajen de forma online. El hecho de disponer de una sede aumentará la confianza al centro educativo y a las familias, algo fundamental en los viajes con menores de edad. En COLEGIA.es,  tenemos el domicilio Social en C/ Frederick Terman, 3 en el Parque Tecnológico de Andalucía, en Málaga (puedes consultar los datos en el Registro Mercantil, ya que son públicos) y sede en C/ Sigfrido, 1, en Málaga también. 

Aquí te detallamos nuestras Condiciones Generales

En COLEGIA.es tenemos más de 15 años de experiencia en el sector y anualmente más de 5.000 profesores confían en nosotros para el viaje fin de curso con sus alumnos/as. Te invitamos a echar un vistazo sobre lo que dicen de nosotros otros profes:

Cuándo empezar
El viaje para estudiantes hay que reservarlo con bastante antelación para poder disponer de precios interesantes; muchos centros comienzan al inicio del curso escolar y de esta forma, consiguen mejores tarifas aéreas, disponen de más variedad de alojamientos disponibles, pueden optar por varias fechas similares,etc. Nuestro consejo es que efectivamente comencéis cuanto antes, ya que esto también permitirá a las familias poder ir haciendo frente a los pagos poco a poco,

 
1. Pre-selección de destinos y sondeo con tus alumnos/as

Previamente a la primera reunión con tus alumnos, puedes pedir asesoramiento sobre destinos a la agencia de viajes, en función de la edad del grupo, presupuesto, e incluso, del histórico de viajes que se haya hecho anteriormente en tu centro. De esta manera, ya irás con alguna idea que plantearles.

En los viajes de 5-6º de Primaria, son sus profesores los que habitualmente deciden el destino, siendo los siguientes viajes los más habituales por su combinación entre actividades de cultura y ocio:

En el caso de Secundaria y Bachillerato, sí que se suele tener muy en cuenta su criterio, siempre dentro de la lógica, y a partir de ahí, hacer una selección de los 2-3 destinos más votados para pedir presupuesto. Los destinos preferidos para secundaria son capitales europeas con una historia relevante para el curso que se está realizando.:


2. Petición de presupuestos y elección de Agencia de viajes especialista en grupos

Una vez tengáis los 2-3 destinos pre-seleccionados, pedir presupuesto a las agencias de viaje especialistas en grupos. Una buena idea es redactar un e-mail genérico dirigido a todas ellas detallando claramente todos los detalles del presupuesto: fecha, nª de alumnos, duración, tipo hotel, comidas, bebidas, visitas, seguros, servicios incluidos y no incluidos, forma de pago, gestión de cobros…de esta forma, podréis comparar entre presupuestos similares. Una vez tengáis toda la información, ha llegado el momento de decidir con qué agencia de viajes queréis trabajar, en función de los criterios que consideréis: calidad, experiencia, seguridad, precio…

2.1 Elección del destino
La decisión del destino final del viaje lo marca habitualmente el precio, pero también lo atractivo del programa, las visitas, los servicios incluidos, facilidades de pago, etc. Es el momento de reunir a vuestros alumnos y hacer una votación de las propuestas que previamente habéis seleccionado.


3. Confirmación del viaje y comunicación a padres/madres
Aunque en cuestiones de organización interna “cada maestrillo tiene su librillo”, a continuación, te detallamos los pasos a seguir que, según nuestra experiencia, te servirán de ayuda:

3.1 Envío de comunicación a padres/madres informando de todos los detalles del viaje así como del precio y forma de pago, haciendo hincapié especialmente en la fecha e importe del 1er pago para confirmar la plaza; este primer pago suele ser no reembolsable, ya que tiene la función de garantizar la plaza en el avión, compañía de transporte, etc. En COLEGIA.es diseñamos una página web exclusiva para cada #viajeFINDECURSO desde la que las familias pueden registrarse y consultar toda la información de su viaje, realizar gestiones de pago, subir el dni, pasaporte de su hijo/a

3.2 Pagos. A través de la web del viaje fin de curso, el profesor puede consultar el estado del viaje en cuanto a inscripciones, estado de pagos, etc. 

3.3 Financiación. Existen muchas fórmulas para poder financiar el viaje; desde la venta de los típicos productos navideños, hasta venta de lotería, fiestas, sorteos…lo importante en cualquier caso es poder pagar el viaje en varios plazos para que resulte más cómodo a las familias. En COLEGIA facilitamos el pago del viaje financiándolo en 3 meses sin intereses. A partir del curso 2019/2020, lanzamos una nueva herramienta que permite a cada familia disponer de su propia tienda online desde la que pueden conseguir ingresos para su #viajeFINDECURSO


4. Firma de contrato
Según la Legislación Vigente, ambas partes deben firmar un contrato de viaje que establezca claramente las cláusulas de contratación, así como el detalle de los servicios incluidos y las condiciones de transporte y cancelación. En los viajes en grupo es muy habitual que se produzcan cancelaciones de tus alumnos, por lo que es importante que tus alumnos conozcan desde el inicio cuáles son las condiciones en caso de cancelación, está justificada o no. En COLEGIA ofrecemos opcionalmente un seguro especial de cancelación que oscila entre 15€ y 20€ y que cubre imprevistos desde que el alumno contrata el viaje hasta el mismo día del viaje. 


5. Reunión explicativa con las familias ( 15-20 días del viaje)
Desde COLEGIA estamos a disposición del profesorado para preparar la reunión con las familias; no obstante, los padres/madres pueden hacernos llegar sus consultas o dudas vía e-mail, chat o teléfono  en cualquier momento.


6. Seguros de viaje
Todos los viajes en grupo y especialmente con menores de edad, deben incluir un seguro de viaje con las siguientes coberturas:

-Asistencia Sanitaria 24h
-Responsabilidad Civil
-Accidentes

Todos los seguros de COLEGIA.es incluyen estas coberturas que además, pueden ampliarse a petición del grupo, pagando el suplemento correspondiente.

CONSULTA AQUÍ NUESTROS SEGUROS Y LAS CONDICIONES DE ANULACIÓN


7. Entrega de documentación
Varios días antes de la fecha de salida, debes disponer de toda la documentación para vuestro viaje: localizadores de los billetes de avión, teléfonos de contacto, programa, horarios, menús, bonos de presentación…

Desde la plataforma online de COLEGIA, los docentes pueden consultar y descargarse la documentación de viaje en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta forma, los profes tienen acceso a ella durante el propio viaje, evitando así imprimir un montón de papeles lo que también contribuye con el Medio Ambiente.


8. ¡Nos vamos de viaje!


¿Estás pensando en organizar un #viajefindecurso con tus alumnos/as? Escríbenos a info@colegia.es o pídenos un presupuesto aquí.

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