Guía del profesor para organizar el viaje de estudios

En COLEGIA viajes educativos sabemos que organizar un #viajefindecurso no es tarea fácil para el profesor organizador. Desde la elección de agencia de viajes, hasta la gestión de los ingresos, la comunicación a participantes, padres y madres, la documentación para viajar…en fin, un proceso que conviene hacerlo de forma ordenada para que el resultado del #viajefindecurso sea un éxito ya desde el principio.

En COLEGIA viajes educativos asesoramos a los organizadores en todo el proceso de organización. En este artículo te desvelamos algunas claves. Aquí puedes conocernos un poco más


Organización Técnica
Antes de comenzar a mover el viaje entre tus alumnos, es importante seleccionar 2-3 agencias de viaje especializadas en grupos de estudiantes. Es muy importante que sean auténticos especialistas ya que organizar viajes educativos requiere unos conocimientos muy amplios sobre la materia: destinos habituales, alojamientos para grupos, visitas educativas, gestión de intolerancias y alergias, documentación de viaje para menores en el extranjero,etc. Asegúrate de que tienen una amplia experiencia en el sector, revisa sus comentarios en redes sociales y confirma que disponen de todos los permisos necesarios para el desarrollo de la actividad, que se resumen en:

Licencia de Agencia de Viajes y Seguro de Responsabilidad Civil

En COLEGIA tenemos más de 15 años de experiencia en el sector y anualmente más de 15.000 profesores confían en nosotros para el viaje fin de curso con sus alumnos/as. Te invitamos a echar un vistazo a nuestro muro de facebook y ver lo que dicen de nosotros otros profes

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Cuándo empezar
El viaje para estudiantes hay que reservarlo con bastante antelación para poder disponer de precios interesantes, además nos aseguramos que en las fechas seleccionadas no haya programado en la ciudad ninguna feria o congreso ya que encarece bastante las tarifas del viaje

1. Pre-selección de destinos y sondeo con tus alumnos/as

Previamente a la primera reunión con tus alumnos, puedes pedir asesoramiento sobre destinos a la agencia de viajes, en función de la edad del grupo, presupuesto, e incluso, del histórico de viajes que se haya hecho anteriormente en tu centro. De esta manera, ya irás con alguna idea que plantearles. En los viajes de 5-6º de Primaria, son sus profesores los que habitualmente deciden el destino, siendo los viajes a Doñana y Madrid los que están más de moda por su combinación entre ocio y cultura. En cuanto a los grupos de Secundaria y Bachillerato, ahí sí que se suele tener muy en cuenta su criterio, siempre dentro de la lógica, y a partir de ahí, hacer una selección de los 2-3 destinos más votados para pedir presupuesto. Los destinos preferidos para secundaria son capitales europeas con una historia relevante para el curso que se está realizando. Tales como Barcelona, Roma, Berlín, Lisboa, Londres, Viena o Praga.

2. Petición de presupuestos y elección de Agencia de viajes especialista en grupos

Una vez tengáis los 2-3 destinos pre-seleccionados, pedir presupuesto a las agencias de viaje especialistas en grupos. Una buena idea es redactar un e-mail genérico dirigido a todas ellas detallando claramente todos los detalles del presupuesto: fecha, nª de alumnos, duración, tipo hotel, comidas, bebidas, visitas, seguros, servicios incluidos y no incluidos, forma de pago, gestión de cobros…de esta forma, podréis comparar entre presupuestos similares. Una vez tengáis toda la información, ha llegado el momento de decidir con qué agencia de viajes queréis trabajar, en función de los criterios que consideréis: calidad, experiencia, seguridad, precio…

2.1 Elección del destino
La decisión del destino final del viaje lo marca habitualmente el precio, pero también lo atractivo del programa, las visitas, los servicios incluidos, facilidades de pago, etc. Es el momento de reunir a vuestros alumnos y hacer una votación de las propuestas que previamente habéis seleccionado. A veces, la agencia de viajes puede enviar un gestor para presentar y explicar el programa a alumnos,padres,madres.

3. Confirmación del viaje y comunicación a padres/madres
Aunque en cuestiones de organización interna y nunca mejor dicho “ cada maestrillo tiene su librillo”, a continuación, te detallamos los pasos a seguir que, según nuestra experiencia, te servirán de ayuda:

3.1 Envío de comunicación a padres/madres informando de todos los detalles del viaje así como del precio y forma de pago, haciendo hincapié especialmente en la fecha e importe del 1er pago para confirmar la plaza; este primer pago suele ser no reembolsable, ya que tiene la función de garantizar la plaza en el avión, compañía de transporte, etc. En COLEGIA ofrecemos un seguro de cancelación opcional por 15€ por persona.

3.2 Pagos. En COLEGIA nos encargamos de gestionar todos los pagos del viaje, reportando al profesor desde una herramienta online desde la que puede consultar en tiempo real la situación de pagos de sus alumnos/as

3.3 Financiación. Existen muchas fórmulas para poder financiar el viaje; desde la venta de los típicos productos navideños, hasta venta de lotería, fiestas, sorteos…lo importante en cualquier caso es poder pagar el viaje en varios plazos para que resulte más cómodo a las familias. En COLEGIA facilitamos el pago del viaje financiándolo en 3 meses sin intereses.

4. Firma de contrato
Según la Legislación Vigente, ambas partes deben firmar un contrato de viaje que establezca claramente las cláusulas de contratación, así como el detalle de los servicios incluidos y las condiciones de transporte y cancelación. En los viajes en grupo es muy habitual que se produzcan cancelaciones de tus alumnos, por lo que es importante que tus alumnos conozcan desde el inicio cuáles son las condiciones en caso de cancelación, está justificada o no. En COLEGIA ofrecemos opcionalmente un seguro especial de cancelación por sólo 15€ que cubre imprevistos desde que el alumno contrata el viaje hasta el mismo día del viaje.

5. Reunión explicativa a padres/madres ( 15-20 días del viaje)
Desde COLEGIA ponemos a disposición del profesorado un completo dossier para preparar la reunión con los padres: presentación del viaje, consejos, preguntas frecuentes. Además, los padres/madres puede hacernos llegar sus consultas o dudas vía e-mail y en cualquier momento.

6. Seguros de viaje
Todos los viajes en grupo y especialmente con menores de edad, deben incluir un seguro de viaje con las siguientes coberturas:

-Asistencia Sanitaria 24h
-Responsabilidad Civil
-Accidentes

Todos los seguros de COLEGIA incluyen estas coberturas que además, pueden ampliarse a petición del grupo, pagando el suplemento correspondiente.

7. Entrega de documentación
Varios días antes, tu gestor de viajes te hará entrega de toda la documentación para vuestro viaje: localizadores de los billetes de avión, datos de contacto, programa, horarios, teléfonos, bonos de presentación…

Muchos profesores solicitan toda esta información en pdf; desde la plataforma online de COLEGIA toda la documentación está disponible para consulta del profesor en cualquier momento y desde cualquier lugar

8. ¡Nos vamos de viaje!


¿Estás pensando en organizar un #viajefindecurso con tus alumnos/as? Escríbenos a info@colegia.es o pídenos un presupuesto aquí.

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